4 errores y problemas habituales de la facturación electrónica y cómo evitarlos

La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas. Sin embargo, los problemas con la facturación electrónica son frecuentes y pueden provocar retrasos, sanciones y pérdidas económicas. Estos inconvenientes no solo afectan la gestión interna, sino también la relación con clientes y proveedores. Por ello, es crucial identificar los errores más comunes y saber cómo evitarlos.

Si buscas una solución eficiente, el software de facturación electrónica de InnoQubit para Business Central o en formato API puede ser la clave para una gestión sin complicaciones. 

¿Qué es la facturación electrónica y por qué es importante? 

La facturación electrónica se refiere al proceso digital de emisión, envío y almacenamiento de facturas. Este método sustituye las facturas tradicionales en papel, ofreciendo múltiples beneficios:

  • Eficiencia: permite agilizar procesos y reducir tiempos de gestión.
  • Seguridad: minimiza el riesgo de pérdida o manipulación de documentos.
  • Cumplimiento legal: asegura el cumplimiento de la normativa vigente en España. 

En España, la ley exige el uso de la facturación electrónica para determinadas empresas y contratos públicos. No cumplir con estas normativas puede conllevar sanciones económicas y problemas administrativos. Por ello, evitar estos problemas con la facturación electrónica es fundamental para la estabilidad y eficiencia de cualquier negocio.

Más información: 

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Problemas más comunes en la facturación electrónica 

A pesar de sus ventajas, existen problemas frecuentes en la facturación electrónica que pueden afectar la operativa diaria de empresas. Identificarlos permite tomar medidas preventivas que eviten complicaciones futuras.

Errores en la generación de facturas

Uno de los problemas con la facturación electrónica más habituales se encuentra en la fase de generación de las facturas. Entre los errores más comunes se incluyen:

  • Errores en los datos del emisor y receptor: datos incompletos o incorrectos pueden invalidar la factura.
  • Números de factura incorrectos o repetidos: la duplicidad o desorden numérico genera problemas contables y puede confundir a los clientes.
  • Cálculo erróneo de impuestos (IVA, IRPF, etc.): un mal cálculo puede derivar en sanciones o la necesidad de emitir facturas rectificativas.
  • Facturas sin desglose de conceptos: no detallar correctamente los productos o servicios puede ocasionar rechazos por parte de la administración o del cliente. 

Fallos en el envío y recepción de facturas

Además de generar correctamente las facturas, es fundamental que lleguen a su destinatario sin inconvenientes. Algunos problemas frecuentes en la facturación electrónica en esta etapa son:

  • Problemas con la validación del sistema de facturación: utilizar un sistema no homologado puede provocar que las facturas sean rechazadas.
  • Facturas no enviadas correctamente: errores en el correo electrónico o en los portales de recepción pueden retrasar el proceso de pago.
  • Problemas con la firma digital: el uso de certificados caducados o mal configurados puede invalidar la factura electrónica. 
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Errores técnicos y problemas con el software

La tecnología es una aliada, pero también puede ser fuente de problemas con la facturación electrónica si no se gestiona adecuadamente. Los errores en la facturación electrónica relacionados con el software más comunes son:

  • Incompatibilidad con la normativa vigente: un software desactualizado puede generar facturas que no cumplen con las leyes actuales.
  • Fallos en la conexión con plataformas oficiales: interrupciones en la conexión pueden impedir el envío y validación de facturas.
  • Problemas con actualizaciones: las modificaciones legales exigen actualizaciones constantes del software para evitar sanciones. 

Problemas de almacenamiento y gestión de facturas

Una vez emitidas y enviadas, las facturas deben ser almacenadas de forma segura. No hacerlo puede generar problemas con la facturación electrónica a largo plazo, como:

  • Pérdida de documentos: no contar con copias de seguridad aumenta el riesgo de perder información.
  • Errores en la organización: un archivo desordenado dificulta auditorías y controles fiscales.
  • Dificultad para acceder a facturas anteriores: sin un sistema digital, encontrar documentos pasados puede ser una tarea complicada y lenta. 
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Consejos para evitar estos errores en la facturación electrónica

Reducir estos problemas con la facturación electrónica es posible si se toman medidas preventivas y se utilizan las herramientas adecuadas. Aquí te dejamos algunas recomendaciones: 

  • Implementa un software actualizado: soluciones como IQ eSign Facturae de InnoQubit garantizan el cumplimiento legal y mejoran la eficiencia.
  • Realiza auditorías: revisar el sistema y las facturas emitidas permite detectar fallos antes de que se conviertan en un problema mayor.
  • Automatiza procesos: reducir la intervención manual minimiza los errores humanos. 
  • Forma a tu equipo: capacitar a los empleados en el uso correcto de las herramientas de facturación electrónica previene fallos operativos. 
  • Mantente informado sobre cambios normativos: estar al día con la legislación vigente es clave para evitar sanciones.

Resumiendo 

La facturación electrónica es una herramienta clave para mejorar la eficiencia operativa y garantizar la conformidad normativa. Evitar problemas con la facturación electrónica permite a las empresas ahorrar tiempo, reducir costes y mantener relaciones sólidas con clientes y proveedores. Por tanto, invertir en soluciones tecnológicas confiables es clave para asegurar una gestión sin errores y estar preparado frente a cambios legislativos.

Nuestro objetivo en InnoQubit es que no pierdas tiempo en adaptarte a las leyes de facturación electrónica y que la transición sea lo más rentable y rápida posible. Esto lo conseguimos con IQ eSign Facturae, solución integrada en Microsoft Dynamics 365 Business Central o en formato API para integrar en cualquier otro ERP.

IQ eSign Facturae permite generar facturas en formato Facturae y enviarlas a los portales de recepción de las Administraciones Públicas FACe (estatal), FACeB2B (estatal y entre empresas), e-Fact (Cataluña) y Osakidetza (sanidad vasca) sin salir de tu sistema. En cuanto la Ley Crea y Crece defina la pasarela de recepción a utilizar, también ofreceremos esa conexión.

  • Somos empresa certificada de servicios de Facturación por la Administración General del Estado.

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