Qué es Captio y para qué sirve en la gestión de gastos
Si has llegado a este post es porque alguna vez habrás escuchado la palabra Captio pero, ¿qué es Captio y por qué es clave en la gestión de gastos empresariales? Gestionar los gastos de empleados es un reto para muchas empresas. Controlar tiques, validar informes y evitar errores manuales puede ser tedioso y propenso a fallos.
Para optimizar esta tarea, han surgido herramientas digitales que automatizan la gestión, mejorando la eficiencia y reduciendo errores. Entre ellas destaca Captio, que es una de las soluciones más utilizadas en España para este fin.
Si quieres saber qué es Captio, para qué sirve, sus funcionalidades, qué ventajas tiene y quién usa Captio, sigue leyendo. Además, descubre cómo nuestra integración con Microsoft Dynamics 364 Business Central optimizará tu gestión al máximo.
¿Qué es Captio?
Captio es una plataforma que permite a las empresas gestionar sus gastos de empleado de manera eficiente. A través de su aplicación móvil, los empleados pueden fotografiar los tiques de gasto, y el sistema extrae automáticamente los datos relevantes, almacenándolos de forma segura en la nube.
Esto simplifica el proceso de reporte de gastos y elimina la necesidad de conservar los recibos físicos, ya que Captio está homologado por la AEAT, lo que da total validez legal a los gastos digitalizados.
¿Para qué sirve Captio?
Una vez aclarado lo que es Captio, también es importante conocer su utilidad. ¿Para qué sirve Captio exactamente? Su principal función es simplificar la gestión de gastos en empresas, desde la digitalización de tiques hasta la integración con sistemas contables. Así, ayuda a reducir errores y cumplir con las normativas, asegurando que los gastos se registren correctamente y se ajusten a las políticas internas.
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Ventajas de usar Captio en empresas
Implementar Captio beneficia la eficiencia y el control financiero de las empresas. Algunas de las ventajas de Captio incluyen:
Reducción de errores y fraude en la gestión de gastos
Captio evita la pérdida de tiques físicos y minimiza errores en la contabilización, asegurando que todos los gastos se registran correctamente. Al automatizar la captura y el registro de gastos, se disminuye la posibilidad de fraudes o discrepancias en los informes financieros.
Digitalización y automatización de procesos
Al eliminar la necesidad de recopilar y almacenar tiques en papel, Captio permite un control digital y automatizado de los gastos de empleado. Esto agiliza el proceso de reporte y aprobación de gastos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y permitiendo a los empleados centrarse en actividades de mayor valor.
Integración con sistemas contables y ERP
Captio se conecta con herramientas de contabilidad y ERPs, agilizando la conciliación de gastos sin necesidad de introducir datos manualmente. Esta integración asegura que la información financiera esté siempre actualizada en todos los sistemas de la empresa.
Para el caso del ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central o NAV, en InnoQubit desarrollamos Captio Connect. Gracias a esta integración, es posible sincronizar automáticamente los gastos registrados en Captio con el ERP.
Mayor control y visibilidad en tiempo real
Los responsables pueden visualizar y gestionar los gastos en tiempo real, mejorando la toma de decisiones y la identificación de áreas de mejora. Además, una de las principales funciones de Captio es que permite establecer la política de gastos de tu empresa para que no se acepte ningún gasto que no se ajuste a ella. Así, se asegura el control y cumplimiento de las políticas internas.
Optimización del tiempo en la administración de gastos
Captio reduce significativamente el tiempo dedicado a la gestión de gastos, tanto para empleados en movimiento como para el equipo contable, facilitando su registro y aprobación. Al automatizar procesos manuales, se libera tiempo que puede ser utilizado en otras tareas estratégicas para la empresa.
Cumplimiento normativo y fiscal sin complicaciones
Automatiza el cumplimiento de normativas fiscales, evitando errores en la presentación de informes y asegurando que los gastos cumplen con las regulaciones vigentes. Esto es especialmente relevante en países con regulaciones fiscales estrictas, donde el incumplimiento puede resultar en sanciones significativas.
¿Quién usa Captio?
Empresas de distintos sectores utilizan Captio, ya que es una solución ideal para organizaciones con equipos comerciales, consultores o empleados en movilidad. Desde pymes hasta grandes empresas como Mango o Telefónica han adoptado esta herramienta para mejorar su gestión de gastos empresa con Captio.
Principales funciones de Captio
Las funciones de Captio están diseñadas para abarcar todo el proceso de gestión de gastos:
- Captura digital de tiques y facturas: Permite a los empleados fotografiar los tiques con sus smartphones, extrayendo automáticamente la información relevante.
- Control y validación automática de gastos: Automatiza la revisión de los gastos reportados, asegurando que cumplan con las políticas de la empresa y señalando posibles discrepancias o fraudes.
- Integración con sistemas contables y ERP: Se integra sin problemas con las principales soluciones contables y de planificación de recursos empresariales, facilitando la sincronización de datos.
- Generación de informes y análisis de gastos: Proporciona herramientas para crear informes detallados y analizar patrones de gasto, ayudando a las empresas a identificar oportunidades de ahorro y optimización.
- Gestión de políticas de gastos en empresas: Permite definir y aplicar políticas de gastos, asegurando el cumplimiento y facilitando la gestión de excepciones.
- Automatización del proceso de reembolsos: Simplifica y acelera el proceso de reembolso a empleados, reduciendo el tiempo de espera y mejorando la satisfacción del personal.
- Centralización de toda la información: Almacena de manera segura todos los datos relacionados con los gastos en una plataforma centralizada, accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
En resumen…
Captio es una solución indispensable para la gestión de gastos empresariales, ayudando a organizaciones de todos los tamaños a optimizar su administración financiera, reducir errores y garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes.
Gracias a su capacidad de automatización e integración con sistemas contables, las empresas pueden mejorar su eficiencia y control financiero.
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