Reglamento de Facturación Electrónica: Guía completa para cumplir con la normativa

El reglamento de facturación electrónica es una normativa que busca modernizar la emisión de facturas digitales. Este cambio no solo digitaliza procesos, sino que también permite un mayor control fiscal y una reducción del fraude. Con su entrada en vigor, las empresas deben adaptarse rápidamente para evitar sanciones y garantizar la validez de sus operaciones implantando una solución de facturación electrónica en su software de gestión empresarial.

¿Qué es el Reglamento de Facturación Electrónica y cuándo entra en vigor?

El reglamento de facturación electrónica es un conjunto de normas y especificaciones técnicas que detallan cómo deben emitirse, enviarse y conservarse las facturas de manera electrónica. Este reglamento se crea para dar cumplimiento a una ley mayor, en este caso, la Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad de la facturación electrónica.

El principal objetivo del reglamento es garantizar la seguridad, la integridad y la validez jurídica de las facturas electrónicas, así como facilitar el control fiscal y agilizar los procesos administrativos. Además, busca fomentar la digitalización de las empresas y reducir el uso del papel.

La fecha exacta de entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica aún no está completamente definida, ya que depende de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Una vez aprobado el reglamento, se establecen plazos diferenciados para la adaptación de las empresas:

Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: Tendrán un plazo de 1 año para adaptarse a la nueva normativa.
Autónomos y empresas que facturen por debajo de los 8 millones de euros anuales: Dispondrán de 2 años para realizar los cambios necesarios.

Aprobación del nuevo Reglamento de Facturación Electrónica

El nuevo reglamento fue aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023. Este decreto establece los requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación electrónica. Las principales novedades incluyen:

La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas.
Establecimiento de sistemas de control mediante firma digital y otros códigos de verificación.
Plazos escalonados de implementación según el tamaño de la empresa.

Reglamento técnico de facturación electrónica

El reglamento técnico detalla los requisitos formales y tecnológicos que deben cumplir las facturas digitales:

Formato estandarizado: El reglamento define un formato estándar para las facturas electrónicas, con cierta información obligatoria. Este formato incluye un esquema XML con elementos predefinidos que deben ser cumplimentados con los datos de la factura.
Firma electrónica: La factura electrónica debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital reconocido, lo que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad de la factura.
Código seguro de verificación (CSV): Se asigna un código único e inalterable a cada factura electrónica, que sirve para verificar su autenticidad y evitar duplicados.
Conservación: Las facturas electrónicas deben conservarse en formato electrónico durante el plazo legalmente establecido, garantizando su accesibilidad en cualquier momento.
Comunicación con la Administración: Los sistemas de facturación electrónica deben permitir la comunicación con la Administración Tributaria para el envío de los registros de facturación y la consulta de información relevante.

¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica según el reglamento?

La obligación de emitir facturas electrónicas aplica a:

Grandes empresas: Facturación superior a 8 millones de euros.
PYMEs y autónomos: Deben adaptarse antes de las fechas establecidas en el reglamento.
Empresas B2B: Negocios que operan entre compañías.

Normativa de Facturación Electrónica

El reglamento contiene varios puntos clave que afectan el día a día de las empresas. A continuación, desglosamos los aspectos más importantes:

Requisitos de contenido, formato y firma digital

El contenido de una factura electrónica debe ser equivalente al de una factura en papel y, por tanto, debe incluir toda la información necesaria para identificar la operación económica. Los elementos obligatorios suelen ser:

Datos identificativos del emisor y receptor: Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, etc.
Número de factura: Un número único que identifique de forma inequívoca cada factura.
Fecha de emisión: La fecha en la que se emite la factura.
Descripción de los bienes o servicios: Una descripción detallada de los productos o servicios prestados.
Cantidad y precio unitario: El número de unidades y el precio por unidad de cada producto o servicio.
Base imponible, tipo impositivo e importe del impuesto: Los importes correspondientes a cada tipo de impuesto aplicable.
Importe total de la factura: El importe final a pagar.
Forma de pago: La forma en que se realizará el pago (transferencia, tarjeta, etc.).

El formato de la factura electrónica es fundamental para garantizar su legibilidad y procesabilidad por parte de los sistemas informáticos. Los formatos más comunes son:

XML: Un lenguaje de marcado extensible que permite definir estructuras de datos de forma flexible. Es el formato más utilizado en la facturación electrónica debido a su capacidad para adaptarse a diferentes estándares y su facilidad de procesamiento.
PDF: Un formato de archivo portátil que permite representar documentos de forma independiente del software y hardware utilizado. Es útil para la visualización y almacenamiento de las facturas.

¿Cómo cumplir con el reglamento de facturación electrónica?

Para cumplir con el reglamento de facturación electrónica, las empresas deben seguir estos pasos:

Análisis de la situación actual:

Identifica los procesos actuales: Mapea todos los procesos relacionados con la emisión, recepción y gestión de facturas.
Evalúa los sistemas existentes: Determina si tu software actual es compatible con la facturación electrónica o si necesitas una solución nueva.
Identifica los puntos débiles: Detecta las áreas donde pueden surgir problemas en la transición.

Selección del software adecuado:

Define tus necesidades: Considera el tamaño de tu empresa, el volumen de facturas, los requisitos legales y tus necesidades específicas.
Compara soluciones: Investiga diferentes opciones en el mercado, como software ERP, CRM o soluciones especializadas en facturación electrónica.
Evalúa funcionalidades: Asegúrate de que el software seleccionado cumpla con los siguientes requisitos:
Emisión de facturas electrónicas en formato estándar.
Integración con otros sistemas (contabilidad, ERP, etc.).
Gestión de la firma electrónica.
Conservación de las facturas electrónicas.
Comunicación con la Administración Tributaria.

Configuración Técnica:

Implementación del software: Instala y configura el software seleccionado siguiendo las instrucciones del proveedor.
Creación de usuarios: Define los perfiles de usuario y asigna los permisos correspondientes.
Configuración de los datos maestros: Introduce los datos de tu empresa, clientes y proveedores en el sistema.
Definición de los formatos de factura: Configura los formatos de factura electrónica según los requisitos legales y las necesidades de tu empresa.
Integración con otros sistemas: Conecta el software de facturación con otros sistemas que utilices, como contabilidad o ERP.

Formación del personal:

Capacitación: Imparte formación a los empleados involucrados en los procesos de facturación sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
Manuales y guías: Proporciona documentación clara y concisa para facilitar la adaptación.
Soporte técnico: Asegúrate de que haya un equipo de soporte técnico disponible para resolver cualquier duda.

Migración de datos:

Transferencia de información: Transfiere los datos de tus facturas anteriores al nuevo sistema.
Validación de datos: Verifica la integridad y la precisión de los datos transferidos.

Pruebas y puesta en marcha:

Pruebas piloto: Realiza pruebas con un grupo reducido de usuarios para identificar posibles errores o ajustes necesarios.
Puesta en marcha gradual: Implementa el sistema de forma gradual, comenzando con un número limitado de facturas.
Monitoreo continuo: Supervisa el funcionamiento del sistema y realiza ajustes si es necesario.

Cumplimiento normativo:

Mantente actualizado: Sigue de cerca las actualizaciones de la normativa y adapta tu sistema en consecuencia.
Conservación de las facturas: Guarda las facturas electrónicas durante el plazo legalmente establecido.
Comunicación con la Administración: Asegúrate de cumplir con los requisitos de comunicación con la Administración Tributaria.

Herramientas y software para cumplir con la normativa de facturación electrónica

Para adaptarse a la normativa, es necesario contar con software especializado que facilite el cumplimiento. Ejemplos de soluciones tecnológicas incluyen:

Software específico diseñado exclusivamente para gestionar facturación electrónica como IQ eSign Facturae de Innoqubit que agiliza la emisión y recepción de facturas electrónicas tanto con las administraciones públicas como con clientes privados cumpliendo con las normativas vigentes.
Sistemas integrales de gestión empresarial que incluyen un módulo de facturación electrónica como en Microsoft Dynamics Business Central 365 que puedes integrar una solución de facturación electrónica obligatoria.

Preguntas frecuentes sobre el Reglamento de Facturación Electrónica

¿Qué es el nuevo reglamento de facturación electrónica y cuándo se aplica?

El nuevo reglamento obliga a empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B. La aplicación es escalonada:

Grandes empresas: de forma inmediata.
PYMEs y autónomos: con un plazo extendido para adaptarse.

¿Cuál es la diferencia entre el reglamento técnico y la normativa general de facturación electrónica?

Reglamento técnico de facturación electrónica

Especificaciones técnicas: Detalla los aspectos técnicos de la factura electrónica, como los formatos permitidos (XML, PDF), los sistemas de firma electrónica, los procedimientos de envío y conservación.
Interoperabilidad: Establece los estándares técnicos que permiten que los diferentes sistemas de facturación puedan comunicarse entre sí.
Seguridad: Define las medidas de seguridad necesarias para proteger la información contenida en las facturas electrónicas.
Objetivo: Asegurar la correcta implementación y el funcionamiento de los sistemas de facturación electrónica.

Normativa general de facturación electrónica

Marco general: Establece los principios básicos y los requisitos mínimos que deben cumplir todas las facturas electrónicas.
Contenido obligatorio: Define los datos esenciales que debe incluir una factura, como emisor, receptor, descripción de bienes o servicios, importes, etc.
Validez legal: Confirma que las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en papel.
Objetivo: Garantizar la transparencia, la seguridad y la trazabilidad de las operaciones comerciales.

Ejemplo práctico: La normativa general podría establecer que todas las facturas deben incluir un número de serie único. El reglamento técnico, por su parte, definiría el formato en el que debe expresarse ese número y cómo debe ser generado.

¿Cómo elijo un software de facturación electrónica?

Al elegir un software para cumplir con la normativa facturación electrónica, considera:

Funcionalidades: Emisión de facturas, gestión de clientes, integración con otros sistemas, etc.
Facilidad de uso: Debe ser intuitivo y fácil de usar.
Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con todos los requisitos legales.

Conclusión: ¿Por qué es importante cumplir con el Reglamento de Facturación Electrónica?

Cumplir con el reglamento de facturación electrónica es esencial para evitar sanciones y garantizar que las operaciones sean legalmente válidas. Además, la digitalización de facturas mejora la eficiencia empresarial y asegura un mayor control fiscal. La adaptación a esta normativa no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para modernizar los procesos administrativos.