¿Sabes por qué es importante llevar un control de gastos en la empresa? ¿Conoces qué herramientas pueden ayudarte a hacerlo? ¿Quieres saber qué puede aportar la digitalización de esta tarea a tu empresa y sus empleados?

Te damos la respuesta a estas preguntas.

Los gastos dentro de una empresa pueden ser muchos y muy variados, pero generalmente, los gastos de empresa son las salidas o egresos de dinero que disminuyen el beneficio o aumentan las pérdidas de la organización. Por eso, para el buen funcionamiento y supervivencia de una empresa, es imprescindible tener el control de los gastos, ya que esta información nos permitirá detectar si se está malgastando dinero en algún aspecto, o si, por el contrario, necesitamos invertir en otros.

En este post nos vamos a centrar en los gastos de empleado, ya que en las empresas que tienen empleados en movilidad, la gestión de estos gastos es una tarea especialmente tediosa y de poco valor operativo, pero que quita mucho tiempo y se suele descontrolar con facilidad.

Por eso existen herramientas especialmente diseñadas para agilizar este tipo de procesos. Con un software de gestión de gastos digital, podremos automatizar tareas y tener un mayor control sobre el proceso de la gestión de gastos. Y esto, consecuentemente, facilita el trabajo de los todos los empleados, que pueden justificar sus gastos y conciliarlos más fácil y rápidamente.

¿Por qué utilizar un software de gestión de gastos de empleado?

Nuestro gestor de gastos digital te ayudará controlar la gestión de la contabilidad de tu empresa. Esta sencilla app se adapta a todo tipo de negocios y su política de gestión de gastos concreta.

¿Cuáles son sus funcionalidades? Muchas, pero en este post vamos a destacar algunas de las principales:

  • Captura de los gastos: los empleados capturan sus gastos con una simple foto para así deshacerse de los recibos en papel y centralizar la información en una única plataforma.
  • Subida de los gastos digitales: también se pueden adjuntar todos los gastos que se hayan recibido de forma digital.
  • Lectura automática: la imagen del recibo se traslada a texto, ya que la tecnología ICR le permite digitalizar toda la información necesaria (fecha, importe y proveedor) para que no se tenga que hacer a mano.
  • Generación de informes: se pueden generar informes por viajes y proyectos, pero también recibir los informes directamente de tu equipo y añadirles los gastos.
  • Alertas automáticas: alinea la plataforma con la política de gastos de tu empresas y comprueba que cada gasto se adapte a ella en base a los campos obligatorios establecidos, importes máximos, etc. Si no es así, salta un aviso.
  • Flujos de aprobación: ofrecemos flujos de aprobación de gastos a distintos niveles, para que el proceso esté lo más automatizado posible y sea transparente.
  • Integrable con los sistemas que ya se estén usando en tu empresa (como ERPs).

A parte del ahorro de tiempo y la facilidad que supone esta digitalización, uno de los aspectos que más hacen confiar en nuestra plataforma es su homologación por parte de la AEAT. Esto significa que el proceso de digitalización de los gastos está certificado por la Agencia Tributaria, por lo que una vez la imagen del gasto queda subida a la plataforma, tiene plena validez legal y puedes deshacerte del tique en papel.

Con esta herramienta, los empleados no tendrán que preocuparse por si pierden los tiques y podrán olvidarse de las montañas de papeles, lo cual libera una gran carga a los responsables de contabilidad y mejora la dinámica de trabajo.

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