Captio: cómo funciona y cómo usarlo paso a paso

La gestión de gastos empresariales puede ser un proceso tedioso si no se cuenta con herramientas adecuadas. Cómo funciona Captio es una de las preguntas más comunes entre las empresas que buscan optimizar sus procesos financieros. Esta solución digital permite la captura automática de tickets y facturas, eliminando el uso de papel y mejorando la eficiencia contable. Además, Captio se integra perfectamente con ERPs como Microsoft Dynamics 365 Business Central con herramientas como Captio Connect de InnoQubit.

Descubre en este blog cómo funciona Captio móvil y cómo sincronizar la gestión de gastos para tu ERP Business Central con Captio Connect para una gestión centralizada y eficiente.

¿Qué es Captio y para qué sirve?

Captio es una app de gestión de gastos empresariales que permite digitalizar tickets y facturas de manera rápida y sencilla. Con esta herramienta, las empresas pueden eliminar la gestión manual del papel y reducir errores administrativos. Además, Captio se integra con ERPs y otros sistemas contables, facilitando la trazabilidad y el control de gastos.

Al utilizar Captio, los empleados pueden enviar sus informes de gastos en tiempo real, permitiendo que los departamentos de contabilidad accedan de inmediato a la información y agilicen los procesos de validación y reembolso. Gracias a su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), Captio extrae la información relevante de los tickets y la almacena de manera segura en la nube.

Beneficios de usar Captio en la gestión de gastos

Ahorro de tiempo y automatización

El uso de Captio agiliza la gestión financiera al automatizar la captura y clasificación de gastos. De esta forma, los empleados pueden enviar sus reportes sin necesidad de rellenar formularios manualmente. Esto no solo reduce la carga administrativa, sino que también minimiza errores humanos en la entrada de datos.

Las empresas que implementan Captio observan una reducción del tiempo dedicado a la gestión de gastos en un 70%, lo que se traduce en una mayor productividad para los empleados y un enfoque más estratégico para el equipo financiero.

Control y trazabilidad de los gastos

Gracias a Captio, las empresas pueden supervisar y analizar en tiempo real los gastos de empleados, evitando fraudes y errores en la contabilidad. Al proporcionar una visión centralizada de los gastos, los responsables financieros pueden tomar decisiones informadas y optimizar la asignación de recursos.

Además, la herramienta permite establecer políticas de gasto automatizadas, asegurando que todas las transacciones cumplan con los requisitos corporativos y regulatorios.

Integración con otros sistemas

Uno de los principales beneficios de Captio es su compatibilidad con ERPs como Microsoft Dynamics 365 Business Central. Con Captio Connect de InnoQubit, esta integración se realiza de manera fluida y sin complicaciones.

Gracias a su API flexible, Captio también puede conectarse con sistemas de contabilidad, CRMs y otras herramientas empresariales, permitiendo una gestión de gastos integral.

Seguridad y cumplimiento normativo

Captio está homologado por la AEAT, lo que garantiza la legalidad de todo el proceso de digitalización de gastos. Además, cumple con las normativas fiscales y de protección de datos, asegurando que la información almacenada esté protegida y lista para auditorías. Su tecnología de encriptación avanzada garantiza la seguridad de los datos financieros, reduciendo el riesgo de pérdidas o filtraciones.

Funcionalidades clave de Captio

Captura de tickets y digitalización

Captio permite escanear tickets y facturas con su app Captio móvil, extrayendo la información relevante de forma automática y almacenándola en la nube. Esto evita la necesidad de conservar los recibos en formato físico y reduce el riesgo de extravío de documentos.

Gestión y control de gastos en tiempo real

Las empresas pueden realizar un seguimiento de los gastos corporativos y generar reportes automáticos para su análisis contable. La plataforma ofrece dashboards intuitivos y herramientas de visualización de datos que facilitan la interpretación de la información financiera.

Integraciones con ERPs y sistemas contables

Para facilitar la integración de la gestión de gastos en tu ERP, Captio se conecta con diversos sistemas de gestión financiera. Esto facilita la automatización de procesos administrativos, mejorando la eficiencia y reduciendo el margen de error. La integración con Business Central, facilitada por Captio Connect de InnoQubit, garantiza una sincronización óptima y una experiencia de usuario mejorada.

Personalización y adaptabilidad

Captio permite a las empresas configurar reglas y parámetros específicos según sus necesidades. Se pueden definir límites de gasto, categorías personalizadas y aprobaciones automatizadas, lo que garantiza un control más eficiente y adaptado a cada organización.

Cómo funciona Captio paso a paso

Para entender cómo funciona Captio paso a paso, detallamos cómo sería el proceso a continuación:

Una vez descargada la aplicación, se configura la cuenta y se asignan los permisos a los empleados.
Los empleados adjuntan o capturan los tickets con la cámara de su dispositivo.
La app verifica automáticamente los datos, evitando la entrada manual.
Se clasifican automáticamente los gastos, generando reportes.
Con el conector Captio Connect, se sincronizan los datos registrados desde la app en el ERP para un control total.
Se generan los informes y análisis de gastos, optimizando la toma de decisiones.

Implementación de Captio en la empresa

La adopción de Captio es sencilla, pero para maximizar su eficacia se recomienda seguir estos pasos adicionales:

Capacitar a los empleados: es importante que los usuarios conozcan todas las funcionalidades de la herramienta para aprovechar al máximo su potencial.
Definir políticas de gasto: establecer criterios claros ayuda a evitar discrepancias y garantiza una gestión financiera transparente.
Integración con sistemas existentes: asegurar que Captio esté correctamente vinculado con el ERP y otras plataformas financieras para un flujo de trabajo óptimo.
Monitoreo y análisis continuo: revisar periódicamente los datos recopilados para identificar patrones y optimizar la gestión de gastos.

Captio no solo es una herramienta de digitalización de gastos, sino una solución que transforma la gestión financiera de las empresas. Al integrar Captio Connect de InnoQubit en tu Business Central, se garantiza una automatización total y un control más eficiente de los recursos empresariales.

Si quieres conocer más sobre la automatización de gastos y su integración con ERPs, ¡contáctanos!