El procedimiento de hacer facturas en papel y que luego se envíen a través del correo postal, cada vez es menos habitual. El problema de las empresas que todavía siguen manteniendo este método, es que se quedan atrás en cuanto a competitividad se refiere, además de perder imagen de marca.
Con el objetivo de estar presentes en la nueva era de la información, las empresas empezaron a crear facturas digitales confeccionadas en Word o Excel, para luego ser exportadas en PDF y enviadas a través del mail.
En la era de la transmisión electrónica de datos, era cuestión de tiempo que se crease un formato estándar para poder gestionarlas: es decir, que se normalizase un sistema. Esto permite que se puedan mandar facturas mediante un sistema que permita al receptor integrarlas automáticamente en sus sistemas de gestión, evitando cualquier pérdida de información e incrementando el control sobre las mismas.
De hecho, en la actualidad, las administraciones públicas únicamente aceptan facturas bajo esta modalidad, debiendo ser enviadas directamente a través del famoso sistema FACe de gestión. Lo mismo ocurre con la recepción de facturas electrónicas entre empresas, pero en este caso a través del portal FACeB2B.
Este tema produce muchos dolores de cabeza a los administradores de las empresas y los responsables de administración; por ello, hemos preparado esta guía sobre cómo hacer una factura electrónica.
Requisitos
Imagina que, por ejemplo, necesitas saber cómo enviar una factura electrónica a un ayuntamiento y que tenga la misma validez que si se emitiese en papel. En este caso, existen algunos requisitos a sopesar:
- Debe existir consentimiento de la otra parte para recibir la factura.
- Se debe garantizar el acceso a las facturas (a su visualización, copia, descarga o impresión).
- La factura debe ser contabilizada.
- Los datos de la factura deben ser conservados, o más bien la base de datos.
- Debe utilizarse un formato popular para que no existan problemas de compatibilidad (cómo puede ser XML, DOC, PDF, XLS, JPEG, GIF O TXT).
- Se aconseja que el emisor adjunte la factura con una firma electrónica. También es posible utilizar un sistema de intercambio electrónico tipo EDI o métodos aprobados por la Agencia Tributaria.
- Debe garantizarse la autenticidad del origen, así como la integridad del contenido.
Datos
Por otra parte, estos son los datos que deben constar para que sea válida:
- Numeración: Se debe registrar la numeración y serie.
- Fecha: en la que se ha expedido.
- DNI, CIF: o equivalente.
- Domicilio: Tiene que constar el domicilio del receptor y el del emisor.
- Descripción: Deben aparecer los datos adecuados para proceder con el cálculo correcto de la base imponible.
- Impuestos: IVA, recargo de equivalencia (si procede) así como retención del IRPF.
- Importe total: a pagar.
Proceso
Una vez que sabemos cómo funciona el proceso, necesitaremos contar con un buen programa que se adjunte al formato estructurado Facturae (formato XML reconocido en España por la Administración).
Y este es el proceso que se debe seguir:
- Se crea la factura respetando los criterios descritos.
- Se firma electrónicamente (por ejemplo, con esign Facturae o nuestra API)
- Se envía al cliente mediante: Programa informático. Un tercero. A través de diferentes servicios online.
Ten presente que las Administraciones solo admiten facturas con un formato específico, por lo que tendrás que encontrar un software que te lo permita conseguir o implantar una API para adaptarlo.
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