Actualmente la digitalización está en el punto de mira. Y es que no solo está permitiendo a las empresas mejorar su eficiencia, sino que está convirtiendo en una necesidad para el correcto funcionamiento de las empresas en el panorama actual. El proceso de gestión de gastos es uno de los que puede verse beneficiado por esta transformación. Te explicamos por qué.
Desde la pandemia, no podemos garantizar la presencia física de las personas en las oficinas, por lo que la digitalización de procesos y gestiones hace que la empresa no se quede paralizada, sin importar si los involucrados están trabajando desde casa, en desplazamiento, etc.
El papel ralentiza mucho los procesos y conlleva más costes económicos, no solo del papel en sí, sino de la impresión, el envío de documentos, el almacenamiento, etc., además de que se puede perder o dañar muy fácilmente.
Trabajar con una herramienta de gestión de gastos homologada por la Agencia Tributaria, garantiza la validez legal de las copias digitales de los justificantes en papel, por lo que podemos olvidarnos definitivamente del papeleo.
Una vez digitalizados los gastos, con unos pocos clics llegan a su destino de forma inmediata.
Uno de los grandes retos de la crisis actual es que las empresas tienen que demostrar tener capacidad de reacción para adaptarse a las nuevas circunstancias. Cuanto más tarden en adaptarse, más efectos negativos padecerán a largo plazo. Sin embargo, tener herramientas que nos den capacidad de adaptación nos permitirán reaccionar con más inmediatez.
En lo relativo a la gestión de gastos, un proceso digitalizado flexible y configurable nos permitirá realizar los cambios necesarios y estar siempre adaptados.
Pero no todas las empresas están igual de preparadas para hacer frente a esta situación. Las compañías que están más digitalizadas y adaptadas tecnológicamente serán las que saldrán reforzadas respecto a sus competidores.
Cuando la gestión de los gastos de los empleados se realiza de forma tradicional, los trabajadores en movilidad tienen recopilar los tiques de sus viajes y rellenar la hoja de gastos. Estas tareas, además de no tener ningún valor, llevan un montón de tiempo.
Por otro lado, las personas responsables de validar esos gastos tienen que recoger los informes y los justificantes en papel, revisarlos y hablar de nuevo con el emisor del gasto en caso de encontrar alguna inconsistencia, etc. También es un proceso lento, pesado e improductivo.
¿Quieres dar el salto a una gestión de gastos digital?
Utilizando nuestra herramienta de gestión de gastos de empleado, los comerciales pueden justificar sus gastos con una simple foto del tique y subirla a la plataforma (gracias a la homologación de la Agencia Tributaria). En tan solo unos segundos, los justificantes quedan perfectamente archivados y listos para que administración acceda a ellos cuando lo necesite.
Además, también automatiza la revisión de los gastos, quitando una gran carga de trabajo de poco valor, pero muy necesaria a los responsables de Administración.
Esta herramienta se adapta a la política de gastos de tu empresa, lo que nos va a garantizar su cumplimiento y el control de los gastos en todo momento, reduciendo la posibilidad de sufrir un fraude interno.
Esta mayor visibilidad de los gastos también nos permitirá analizarlos mejor y aprovechar la información para tomar decisiones que pueden ser estratégicas.
¿Quieres más información?