La facturación electrónica obligatoria es un tema crucial para la mayoría de negocios y autónomos en España. Desde hace algunos años, la factura electrónica ha ganado importancia frente a la facturación tradicional, sobre todo debido a su simplicidad y sostenibilidad. Sin embargo, una de las grandes preguntas es: ¿cuándo es obligatoria la facturación electrónica? Para cumplir con la normativa vigente y evitar sanciones, es vital entender en qué consiste y qué plazos ha marcado la ley.
Además, veremos en este artículo las ventajas que ofrece la factura electrónica como la reducción de errores y el ahorro de tiempo, permitiendo cumplir con los requisitos que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha ido estableciendo. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para cumplir con esta normativa.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es una forma de emitir, enviar y recibir facturas de manera digital. Al contrario de la facturación tradicional en papel, este proceso se realiza a través de medios electrónicos, lo que agiliza la gestión administrativa y garantiza una mayor transparencia y seguridad en las transacciones. Este tipo de facturación no solo ahorra costes relacionados con la impresión y el almacenamiento, sino que también facilita el cumplimiento de las normativas fiscales.
Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos técnicos para ser consideradas válidas. Entre estos requisitos se encuentra el uso de un software específico y el formato estructurado que permita el intercambio automatizado de información. Esto significa que no basta con escanear una factura en papel y enviarla por correo electrónico, sino que la factura debe estar creada en un formato electrónico adecuado, como Facturae, el formato estándar para la facturación electrónica en España.
¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica?
La obligatoriedad de la facturación electrónica en España ha ido introduciéndose progresivamente. Desde enero de 2015, las grandes empresas que facturan a la administración pública están obligadas a utilizar este formato. Sin embargo, la normativa ha evolucionado y se han establecido nuevas fechas clave para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria para PYMES y autónomos.
El reglamento de facturación electrónica actual establece que para el año 2025, todas las empresas, independientemente de su tamaño, estarán obligadas a utilizar este sistema. Además, aquellas empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros deberán comenzar a implementarla desde julio de 2024. Esto significa que la transición será progresiva, pero inevitable para todas las empresas y autónomos en España.
¿Qué empresas están obligadas a utilizar la facturación electrónica?
La obligación de la facturación electrónica afecta, principalmente, a empresas que emiten facturas a entidades públicas, pero, como hemos mencionado, esta normativa también será aplicable para PYMES y autónomos. A partir de 2024, todas aquellas empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros deberán adaptarse a este sistema. Posteriormente, en 2025, la obligación se extenderá a todas las empresas, sin importar su volumen de facturación.
Además de las empresas privadas, la facturación electrónica obligatoria AEAT también afecta a sectores específicos, como el sector de las telecomunicaciones, energía y servicios financieros, que tienen que cumplir con normativas específicas de facturación electrónica debido a su regulación. Esto asegura que todas las transacciones sean transparentes y estén debidamente registradas.
¿Cómo implementar la facturación electrónica en tu empresa?
Si tu empresa aún no ha comenzado a implementar la facturación electrónica, es importante que comiences a planificar la transición lo antes posible. Aquí te dejamos una guía paso a paso para hacerlo:
- Selecciona un software de facturación electrónica: Asegúrate de elegir un software que cumpla con la normativa y que permita emitir facturas en el formato Facturae.
- Adecuación de sistemas: Si ya utilizas un sistema de gestión empresarial (ERP), comprueba que sea compatible con la facturación electrónica. Muchos ERP modernos ya cuentan con módulos que facilitan este proceso.
- Formación del personal: Es fundamental que las personas encargadas de la facturación en tu empresa estén familiarizadas con el nuevo sistema.
- Integración con la AEAT: Asegúrate de que tu sistema esté preparado para enviar la información de manera automática a la Agencia Tributaria.
Plazos y normativa sobre la Facturación Electrónica Obligatoria
Como hemos comentado anteriormente, la ley que regula la facturación electrónica obligatoria en España establece varios plazos clave que las empresas deben cumplir. Estos plazos están diseñados para que las empresas puedan adaptarse gradualmente a los nuevos requisitos.
Plazo 1: Empresas con facturación superior a 8 millones de euros
A partir de julio de 2024, todas las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros estarán obligadas a utilizar la factura electrónica en todas sus transacciones comerciales. Este plazo inicial afectará a las grandes empresas y será el primer paso hacia la adopción masiva de la facturación electrónica en España.
Plazo 2: Todas las empresas y autónomos
Para enero de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en España, sin importar su volumen de facturación. Este plazo final marcará la transición definitiva hacia un sistema digitalizado de facturación, que permitirá un mayor control y trazabilidad de las transacciones económicas
Conclusión
La adopción de la facturación electrónica obligatoria es un paso fundamental para las empresas en España. No solo facilita el cumplimiento de las normativas fiscales, sino que también permite optimizar los procesos de facturación, reducir los errores y aumentar la transparencia. Anticiparse a los plazos establecidos por la normativa es clave para evitar sanciones y garantizar una transición fluida hacia este nuevo sistema.
Si aún no has empezado a implementar la facturación electrónica en tu empresa, te recomendamos que lo hagas cuanto antes. Aquí puedes obtener más información sobre la emisión de facturas electrónicas o descubrir cómo InnoQubit puede ayudarte a integrar todo tipo de soluciones empresariales en tu ERP.